人材派遣管理システムとの連携で、契約更新の対応時間を約95%削減

既存システムとの連携におけるクウゼン（KUZEN）の柔軟性の高さが決め手

IT人材の獲得が年々難しくなる中、新たに求職者の獲得経路が必要だと感じ、他社でも取り組まれているLINE公式アカウントの活用を検討しました。

LINE公式アカウントを活用するにあたり、2019年から活用している人材派遣管理システム PORTERS Staffing（以下PORTERS）との連携が必須要件でした。複数社からお話を伺ったところ、どの会社様も開発を行えばPORTERSとの連携は可能とのことでしたが、クウゼン（KUZEN）は開発をせずとも連携可能な機能を備えており、初期費用も最も検討しやすい金額でした。

費用面だけでなく、PORTERSとの連携やその他の機能要件も満たしており、管理画面の使いやすさも好印象でした。リリース後も長期的な利用や細かなメンテナンスの必要性を考えると、現場社員でも使いやすいフレンドリーさが重要だと考え、クウゼン（KUZEN）の導入を決めました。

契約に関する業務効率化の成功の鍵はコミュニケーション

クウゼン（KUZEN）を活用し、PORTERSで管理している派遣スタッフの情報をもとに、LINE公式アカウントで契約業務の自動化をおこなっています。

当初LINE公式アカウントの活用を検討したのは新たな求職者の獲得が目的でしたが、同時期にウェブサイトの改修を行っていたため、優先施策として派遣スタッフの契約更新確認業務の自動化から着手しました。

• 目的

　派遣スタッフの契約意向の確認・確定・契約書作成依頼までのフローの自動化

• 実装内容（キャプチャ）

  派遣スタッフの契約更新意向の確認

  次回契約内容の配信（確定前）と契約を継続するか否かの確認

  契約を継続するか否かの確認（2回目）

  次回契約内容の配信（確定後）

  （確定した内容はクウゼン（KUZEN）からPORTERSへ自動連携されます）

今回PORTERS連携で扱う契約情報は非常に重要であり、業務完結までに、複数の関係部署が関わることに加え、お客様にも直接影響のある大事な内容であったため、業務の自動化は、進行が難しく、クウゼン（KUZEN）で実装する内容や派遣スタッフとのコミュニケーションの流れを徹底的に理解することに注力しました。

クウゼン（KUZEN）特有の仕組みや用語について、理解に時間を要しましたが、要件定義の段階で、クウゼン（KUZEN）のカスタマーサクセス担当者が何回も教えてくださったため、カスタマーサクセス担当者と同様の専門的な知識がなくとも、クウゼン（KUZEN）で実装されている内容を理解し、チェックすべきポイントを意識しながら運用検証を行うことができました。

業務自動化に留まらず、新規の求職者獲得など売上拡大への取り組みへ

派遣スタッフの契約更新確認の業務自動化に取り組んだ結果、良い成果を得ることができました。

・人材派遣における契約更新の対応時間95%削減、契約更新意向の回収率を90%改善

導入前は、営業担当者が個別にメールや電話などで契約意向を確認していたため、日中稼働する派遣スタッフとの連絡がつきにくく、対応に時間がかかっていました。

導入後は、LINE公式アカウントを通じて契約意向を自動で回収できるようになり、属人的な業務が自動化されました。また、回収率もデータ化され、マネジメント層による管理も容易になりました。

・契約書作成依頼までの平均速度を1日に短縮
導入前は、営業担当者が契約意向を手動でPORTERSに登録し、契約書作成担当者に引き継ぐ必要があり、登録漏れが多発していました。

導入後は、登録漏れが解消され、契約書作成前で進行が止まるケースが減少しました。

また、基本的な問い合わせの自動化により問い合わせ量を30%削減し、お客様に向き合う時間を作れるようになりました。

今回の取り組みを通じて、クウゼン（KUZEN）の幅広い活用範囲、高い機能性、運用サポートの手厚さを実感しました。

先日から他部署でもクウゼン（KUZEN）を活用した新しい取り組みがスタートしました。
今後は、3年後までに事業全体で大幅な売上拡大を目指しており、クウゼン（KUZEN）を活用して業務自動化のみならず、新規求職者の獲得など事業計画にそった取り組みをおこなっていく予定です。