複雑な年末調整書類をAIチャットボットで迷わず書けるように！

株式会社キュービーファイブ様

迷わず年末調整書類を書けるようにサポートしたい

キュービーファイブは人事労務のアウトソーサーとしてお客様の業務負担の軽減と業務の効率化に取り組んでおります。
特に人事労務部門では10月〜12月にかけて通常の業務に加えて年末調整の業務にも対応する必要があり、多くのお客様が業務負担を軽減するため弊社に年末調整業務をアウトソーシングされています。

年末調整では従業員様から提出される書類チェックを行うのですが、記入ミスや入力ミス、提出漏れが見つかると、内容を一つひとつ修正したり書類の提出依頼をする必要があります。更に電話やメールで年末調整の仕方について問い合わせもあり、応対のためにコア業務に集中できなくなるといった負担が担当者様にあります。

また、従業員様にとっても毎年のように行われる法改正に合わせて年々複雑になる年末調整書類を見ながら、「自分は申告の対象なのか、何をどこに記入すればいいのか」に迷い、専門用語を調べたり聞いたりして記入する必要があり負担になっています。

弊社ではこれまでに250万人以上の年末調整を受注してきた実績があり、その実務経験から従業員様が記入時につまずく場所や間違いやすい箇所を熟知しています。
チャットボットという新しい技術を組み合わせ、従業員様が迷わず書類を書けるようにサポートすることで、年末調整の担当者様や申告する従業員様の負担を軽減できるのではないかという着眼点から「まよわず書けるくん」を提供することになりました。

チャットボット選定もまよわずKUZEN

様々なチャットボットを比較検討しましたが、最終的にKUZENを選んだ理由は二つあります。

一つ目は、複雑なシナリオ型のコンテンツにも対応できることです。「まよわず書けるくん」は年末調整書類の書き方を一人ひとりのご状況に合わせて案内しているため、案内のパターンが3,000を超え、画像も500枚近く使用します。そのため、KUZEN以外の製品では作成は難しいという回答をいただくことが多かったからです。

二つ目は、簡単な操作でチャットボットが作れることです。
3,000を超えるシナリオを、プログラミング無しで構築できるのは非常にありがたいです。その他にも「まよわず書けるくん」の構築について担当の営業・CSの方が親身になって相談に乗っていただけることもKUZENを選定した大きな理由の一つです。

また、KUZENには製品機能として他社にはない四則演算機能があります。この機能を使って所得計算がチャットボット上でできることや、DBを活用した顧客管理など、弊社の要望に沿って様々なご提案をいただき、弊社側で当初思い描いていた以上の内容を実現することができました。

年末調整の書類がストレス無く迷わず書けるチャットボット

弊社はこれまでに250万人以上の膨大な量の年末調整業務をお手伝いしてきました。
「まよわず書けるくん」は、年末調整業務で培ってきた記入時につまずく場所や迷いやすい箇所を分かりやすく説明しているシナリオを作成しており、チャットボットを起動して選択肢を選ぶだけでその人が書くべき内容と記入例が画像付きで出てくる仕様になっています。

年末調整書類の書き方が記載されたFAQサイトでは汎用的に申告書全体の記入例がかかれていることが多いのですが、やはり従業員様側での理解はそこまで進まないという状況です。
「まよわず書けるくん」は、一人ひとりの状況に合わせた記入例や記入方法を案内するので、商品名通り表示された記入例を真似るだけで「まよわず」記入することができます。

年末調整チャットボット紹介ページ

また、2020年には、基礎控除という新しい申告書ができたこともあり申告に必要な所得金額に関する質問が大変多く寄せられました。
KUZENの四則演算機能を活用して申告者の年間収入金額を入れると所得金額が自動で計算できるようになり、チャットボット全体でも4番目に多く利用いただいています。

年末調整チャットボット紹介ページ

チャットボット利用のご感想について4段階で満足度調査も行ったところ、1,000人以上の方からご評価をいただき、92％の方から「とても良い」又は「良い」というご評価をいただきました。

「確認事項や記入場所を図で説明しながらわかりやすく説明してくれて良かった」
「時間を気にせず聞くことができて、有り難かったです」
「所得金額の計算がとてもわかりやすく親切だと思いました」
などのお声をいただき、従業員様がいつでもチャットボットに年末調整について不明点をお聞きし、迷わず書類を書けることに役立って非常に嬉しいです。

人事労務全ての問い合わせをチャットボットで解決したい

年末調整は年々複雑になっており、申告する人によって記入する項目などが異なるため全ての方に事細かに対応するのは難易度が高いというのが正直なところです。
弊社では、今後も表示される記入例の見直しや案内方法を工夫していき、より分かりやすく、使いやすいチャットボットに改修していきたいと考えています。

現時点では、年末調整に関する問い合わせに特化したチャットボットを提供していますが、今後は人事労務の全ての業務をチャットボットで解決し、 人事労務部門の業務負担の軽減をお手伝いしていきたいです。