業務効率化を目指す上で、作業の自動化は、導入を検討するべき一つの手です。
しかしながら、新しいシステムや外注などを取り入れようとすると費用が大きくかさんでしまうことも。
今回は、比較的簡単に作業を自動化できるプログラミングについて解説します。
社内でも取り扱いやすい代表的なプログラミング言語の種類から、具体的に自動化できる作業内容までご紹介していきます。
🟢プログラミングとは
プログラミングとは、コンピューターにさせる処理を専用の人工言語にて書き出すことです。
コンピューターは、このプログラミングの内容に沿って、処理や動作をおこなうことになります。
この専用言語を、プログラミング言語と呼び、代表的なJavaやPHPなどを始め、マイナーなものまで含めると200以上の言語が存在すると言われています。
プログラミングは、具体的にはWeb開発や基幹システム、ゲーム、アプリなどの開発に使用されています。
習得には一定の学習が必要ですが、プログラミングは開発の自由度が高く、思い思いの処理や動作を実現できるので、業務効率化を目指す上では自動化システムとしての運用も期待できます。
比較的単純な社内業務の自動化であれば、一般的なプログラミングを習得することによって内製で実現できることも多くあります。
🟢プログラミングを業務効率化に活用するメリット
プログラミングを業務に活かすことで以下のようなメリットがあります。
なかなか難しく感じてしまうプログラミングですが、初心者でも扱いやすいプログラミング言語もあります。
作業の自動化は、業務効率化や働き方改革にも貢献できる部分も大きいため、積極的に活用していきたいところです。
業務時間が短縮できる
プログラミングによって自動化システムを運用できれば、これまで手動おこなっていた作業を代替してくれます。
細々と手動で作業する必要がなくなり、一定の処理時間で求めている結果を自動で得られます。
これまで人力でおこなっていた作業をシステムが代替することで、業務時間の削減に繋がり、ひいては残業時間なども削減できる可能性があります。
また、浮いた人的リソースをクリエイティブ性の高い業務やより煩雑な業務に回すこともできます。
人為的ミスを削減できる
人がおこなう作業には、どうしても細かなミスが発生してしまいます。
システムが単純作業を処理してくれるようになれば、このような人的ミスの発生を事前に防ぐことにも繋がるでしょう。
ミスが起こること自体も良くありませんが、その対処や引き起こったトラブルの解消にさらなる時間がかかってしまいます。
そういった予期せぬトラブル対処の時間も未然に防ぐことで、仕事全体の効率化に繋がります。
ニーズに合わせた自動化ツールを作れる
プログラミングは、比較的自由度が高く、自社で望んでいる自動化ツールを作成しやすい点も特徴です。
通常、外部の自動化ツールを導入すると、パッケージ化されているため、細かい部分の調整ができなかったり、できても追加費用がかかってしまったりすることがよくあります。
しかし自社内でプログラミングを使って自動化ツールを作成できれば、このような課題を感じる必要なく、必要としている機能をカスタマイズしながら実現できます。
プログラミングで実現できるツールには、アプリや自動化システム、AIチャットボットなどがあり、どれも自社で制作すれば、細かいニーズに合わせたオリジナルのツールを制作できます。
🟢業務効率化に役立つプログラミング言語①VBA
誰にとっても身近といえるプログラミング言語の一つ、VBA（ブイビーエー）は、Microsoft Officeを使った作業を自動化できるプログラミング言語です。
比較的簡単なプログラミング言語なので、取り組みやすいともいえます。
VBAを使って操作を自動化する機能のことを、マクロと呼びます。
VBAの特徴
VBAは、エクセルを始めとしたOffice製品を絡めた自動化処理が可能です。
エクセル、ワード、パワーポイント、Outlookに加えて、インターネットからの情報書き出しなども自動化できます。
特にエクセル内でおこなう作業は、基本的にすべて自動化が可能ですが、100万件などあまり膨大なデータ量の処理は時間がかかりすぎてしまうため、VBAが向いていない場合もあります。
VBAを使った業務効率化例
VBAを使って自動化できる例は、以下のような作業が挙げられます。
エクセル情報を項目別にシートごとに転記
フォルダ内のデータを一つのエクセルに集約
関数の自動作成
グラフの自動作成
エクセル内の表をワードに張り付け
エクセルで請求書を作成してPDF化
複数のパワーポイントにエクセルからデータを流す
メールの一斉送信
インターネットにアクセスして情報取得
エクセル内の文章をGoogle翻訳にかける
これは一例であり、VBAにできることは多岐にわたります。
特にエクセル内の作業は基本何でも自動化が可能です。
これらの機能を使って、具体的には以下のような業務に活かせるでしょう。
データの集計による報告書の作成
請求書等フォーマット資料の作成
アンケート集計
ウェブ情報の自動解析
ガントチャートの作成
定時のバックアップ
VBAによる作業の自動化は幅が広いので、業務を見直せば、様々な作業の自動化が実現できるでしょう。
🟢業務効率化に役立つプログラミング言語②Python（パイソン）
Python（パイソン）はAIや機械学習、Webアプリケーションの開発をおこなえるプログラミング言語です。
ソースコードの文法がシンプルで、プログラミング初心者でも比較的わかりやすい言語です。
人工知能（AI）の開発に使えることで有名なプログラミング言語ですが、普段から何気なくおこなっている反復作業や単純作業の自動化にも役立ちます。
Python（パイソン）の特徴
Pythonは、プログラミング言語として読みやすさ・書きやすさを重視して作られた言語である点が特徴です。
誰でも覚えやすい文法であり、長いコードを記述する必要がありません。
また誰が書いても同じようなコードになるため、他人が作成したコードの解読も比較的容易と考えられます。
汎用性の高いコードをまとめたプログラムである「ライブラリ」が豊富であり、一からすべてのコードを作成しなくても、よくある機能であれば、ライブラリを自分のプログラミングに落とし込むことで、楽にプログラム作成が可能です。
現在Pythonで公開されているライブラリの数は数万以上にわたります。
Python（パイソン）を使った業務効率化例
Pythonを使と以下のような作業を自動化できます。
Webサイトからの情報収集（スクレイピング）
エクセルやワードの操作
Webサイトへのログイン
Web上のフォーム入力
画像のサイズや色の変更
メールの作成と送信
ファイル作成や削除
PDFファイルの作成
ソフトの操作
Pythonは、使用用途が限定されず、様々な作業の自動化に役立ちます。
具体的な業務としては以下のような内容に活用できるでしょう。
資料作成用にWebからのデータ収集
決まった時間にプログラムを開始
エクセルでの集計作業・集約作業
業務連絡などのメールの一斉送信
💡プログラミングを使って業務効率化を目指すステップ
実際にプログラミングで作業を自動化するにあたっての、作業ステップを解説します。
ポイントをおさえて作業に取り掛かることで、より効率的に自動化ツールを作成できます。
何を自動化させるのか決める
まずは、何の作業を自動化させるのかを決定しましょう。
社内の作業を見直し、何を効率化させたいのかを検討し、プログラミングで求めているものが叶うのかを考えます。
集計作業や繰り返しの単純作業、定期的に発生する作業は、プログラミングで自動化させやすい業務といえます。
搭載機能の一覧化
自動化にあたって搭載させたい機能や必要な入力項目などを洗い出します。
後々になって機能を追加搭載するとなると、プログラミングがややこしくなったり、面倒です。
必要な機能を始めに一覧化しておくことで、搭載し忘れを防ぐのはもちろん、そのような後々の追加作業の手間を省きます。
作業フローの明確化
自動化する作業のプロセスを明確化します。例えば、複数店舗の日報をまとめた集約日報を作成する手順を考えてみると、
日付を選択する
実行ボタンを押す
参照フォルダに必要ファイルがあるかを確認
ファイル内のデータを参照する
集約ファイルを作成
日付をファイル名にして、指定フォルダに格納
このような作業フローをたどることとなります。
求めている物が出来上がるまでのステップを明確にし、それを実現していくようにコーディングを進めます。
手順が少ない作業から試す
プログラミングに慣れていないようであれば、まずは作業手順の少ない小さめのプログラムで、徐々に慣れていくことを目指しましょう。
作業フローが単純なものはプログラミングも比較的シンプルで済みます。
小さめのプログラミングを複数こなしながら、プログラミングや方法パターンについての理解を深めていきましょう。
経験した案件が知識となり、さらに複雑なフローの自動化も可能になります。
📚まとめ：プログラミングで業務を自動化しよう
ここで紹介したVBAやPythonは、比較的簡単なプログラミング言語で、初心者でも習得しやすい言語です。
特にVBAは、すでにあるリソースで試みることができるので、より身近といえるでしょう。
システムの導入は基本的に大きな費用がかかってしまいがちですが、VBAやPythonは導入コストも低く抑えながら、望んでいる機能を実現できる便利な方法です。
最近では、プログラミングを学習できる環境も整っており、VBAやPythonは初心者でも比較的簡単に学習しやすい言語でもあります。
大きな費用をかけずとも、プログラミングを扱える人材を内製することで、これまでの業務を自動化できる可能性があります。
まずは、自社内の課題から自動化したい作業を洗い出してみましょう。
意外とこれらのプログラミングで解決できる内容も多くあるかもしれません。
自動化を活用し、少しでも作業時間の削減を実現できれば、業務効率化や働き方改革にも繋がります。
「それでもプログラミングの導入には時間も労力もかかってしまう」という方は、便利なツールの利用もオススメです。
